Notes de la réunion communautaire de planification de WordCamp 2017 / Notes from WordCamp 2017 community planning meeting

English below

30 mars, 2017 – 19h

Agenda

  1. Introduction
  2. Présentation du budget
  3. Présentation des types de commandite
  4. Discussion des activités et types de présentation durant WordCamp
  5. Discussion de la stratégie promotionnelle

Introduction

Toutes les personnes présentes se sont présentées au groupe et ont partagé un peu d’information sur elles-mêmes et sur leurs expériences avec WordPress et avec les WordCamps. Il y avait 12 personnes présentes, incluant 5 organisateurs.

Présentation du budget 

Le prix du billet demeure à $50.

  • Si nous avons des restants de lunch, trouver une oeuvre de charité qui les distribue aux sans-abris. Prochaine étape: Omar va faire des recherches et nous revenir là dessus.
  • Nous devons utiliser le traiteur fourni par Concordia, il est donc impossible d’avoir le lunch donné mais pourrions accepter une commandite en argent pour le repas.
  • Si le budget le permet, nous aimerions ajouter un cadeau pour remercier les conférencières et conférenciers.
  • After-party: Dans un bar ou pas dans un bar? Possibilité de louer le patio entre les bâtiments de Concordia (Reggies Bar et Café ) Prochaine étape: Richard va s’informer auprès de Concordia.
  • Commander notre propre bannière Happiness Bar, peut-être partager les coûts avec Ottawa.
  • Partager nos ressources et collaborer avec Ottawa, Halifax et Québec.

Présentation des types de commandite

  • Nous offrirons différent niveaux de commandite et des articles à la carte comme la commandite d’une pièce ou du Wifi.
  • Une entreprise pourrait offrir pour couvrir les coûts du café.
  • Prochaine étape: Contacter Flywheel, Hover, commanditares précédents, Dawson.
  • Le souper la veille de WordCamp, pour les conférencières/er pourrait être commandité, de même pour le afterparty: Le Boucan, Baton Rouge, Three Amigos. Prochaine étape: Omar sera notre personne de contact pour évaluer cette idée.
  • Commandite en fruit au déjeuner? Prochaine étape: Omar pourrait connaître une entreprise pour offrir des fruits de petit-déjeuner.

Discussion des activités et types de présentation durant WordCamp

Idées pour rendre WordCamp plus intéressant et encourager la participation le dimanche.

  • Séances de réseautage
  • Faire des ateliers le dimanche à la place, blocs de 2h
  • Raccourcir les sessions à 20 min + Q & A
  • Ajouter des présentations «éclairs»,  des entretiens de 10 min, peut-être quelques-unes par jour.
  • S’organiser pour que les présentations du dimanche après-midi soient plus intéressantes
  • Faire une journée de contribution. (Contributor Day)
  • Annuler le dimanche matin? Commencer à midi.
  • Offrir des cadeaux le dimanche?
  • Faire la promo des surprises, comme les desserts du dimanche
  • Les ateliers peuvent être organisés et facturés en dehors du week-end de WordCamp. Si les ateliers sont dans les jours de WordCamp, nous ne pouvons pas charger un prix en plus du billet WordCamp.
  • Fare un atelier le vendredi, pour débutants et les introduire à WordCamp.
  • Faire un atelier Ladies Learning Code quelques jours auparavant?
  • Raccourcir les jours? Moins de conférencières/ers et des sessions plus courtes?
  • Faire une session pour présenter son site, comme les sessions à Shannon.
  • Plus de tables rondes – peut-être choisis et organisés par nous et la communauté.
  • Alterner les sessions éclair et les sessions longues.
  • Organiser des AMAs, ‘ask me anything’ – doit être des célébrités OU donner des informations sur les intervenants, pour que le sujet soit clair. Ou faire une session Q&A avec un animateur.
  • Faire des présentations en deux parties sur deux jours.
  • Commencer la journée du dimanche plus tard
  • Plus d’ateliers interactifs le dimanche
  • Déplacez l’afterparty au dimanche 17h?

Discussion de la stratégie promotionnelle

  • Les écoles qui enseignent le développement et la conception web
  • Contacter les médias
  • Utiliser Meetup, Le Wagon sur de l’Esplanade, camps de codage (commandites?)
  • Groupe Polyglots
  • Meetups de design
  • Yes Montreal, Girl Geeks, Montreal Tech
  • Créer un événement sur Facebook
  • Dawson – Madeleine Bazerghi Dawson E-Week / Semaine d’affaires
  • GDG Montreal Android – Women Techmakers sur Meetup.com
  • Http://www.canadalearningcode.ca/week/
  • Commencer à parler de WordCamp MAINTENANT, dans les communications régulières, mentionner le prochain WordCamp tout de suite
  • Modifier la page d’accueil pour le site internet 2017
  • Créer l’événement Facebook
  • Vidéo promotionnelle pour WordCamp
  • Ajouter les détails du prochain WordCamp sur tous les objets promotionnels futurs.
  • Prochaine étape Nadia nous aidera avec la promo

March 30, 2017 – 7pm

Agenda

  1. Introduction
  2. Budget presentation
  3. Sponsorship presentation
  4. Discussion about sessions and activities at WordCamp
  5. Promo strategy and outreach discussion

Introduction

Everyone present introduced themselves and shared a little about themselves and their experiences with WordPress and at WordCamps. There were 12 people, including 5 WordCamp organisers.

Budget Presentation

The ticket price will remain at $50.

  • Considerations for donating food leftovers for no-shows. Action item: Omar is going to look into a non-profit open and available for pick up on the weekend.
  • We have to use the Concordia caterer, so little room for food sponsorship in-kind.
  • Budget permitting, we’d like to add a speaker gift.
  • After party: Bar or no bar? There is a possibility of looking into the patio between Concordia buildings (Reggies Bar and Café) Action item: Richard to ask Concordia.
  • Order our own Happiness Bar Banner – split the cost with Ottawa.
  • Reach out to Ottawa, Halifax and Quebec for sharing costs and resources.

Sponsorship Presentation

  • Intro to sponsorship levels + à la carte items like branding a room and the Wifi
  • A company could offer to cover the coffee costs.
  • Action items: Contact Flywheel, Hover, previous sponsors, Dawson.
  • Speaker dinner could be an in-kind sponsorship, same for afterparty: Le Boucan, Baton Rouge, Three Amigos. Action item: Omar will be our contact person to explore this idea.
  • Fruit sponsorship? Omar might know of a company to offer breakfast fruit.

Discussion about sessions and activities at WordCamp

Ideas to get more people on Sunday and other ways to vary the schedule.

  • Networking sessions
  • Do workshops on Sunday instead, 2h blocks
  • Idea of shortening the talk slot to 20 min talk + Q&A
  • Adding lightning talks, 10 min talks, maybe some on each day
  • Try and schedule to make Sunday afternoon intentionally more interesting.
  • Contributor day? One part of the weekend? Or as part of a workshop?
  • Cancel Sunday morning? Start at 12.
  • Giveaways?
  • Promote any surprises, like the Sunday sweets bar
  • Workshops can be charged entry outside of the WordCamp weekend. If workshops are within the WordCamp days, we can’t charge.
  • Foundation Friday, for beginners, intro to prep them for WordCamp. Ladies Learning Code workshops.
  • Code a few days before?
  • Shorten the days? Fewer speakers and shorter talks?
    Show and tell period like Shannon’s session.
  • More panels – maybe more crafted and curated by us and the community.
  • Mix and match lightning talks and long talks.
  • AMAs – needs to be celebrities OR give information about the speakers so it’s clear what to ask about. Or moderated Q&A / Conversation series style.
  • Two-part talks broken up over two days.
  • Starting later on Sunday
  • More workshops on Sunday
  • Move the afterparty to Sunday 5pm?

Promo strategy and outreach discussion

  • Reach out to schools that teach web development and design
  • Reach out to the media
  • Use Meetup, Le Wagon on de l’Esplanade, contact coding camps (sponsorships?)
  • Polyglots group
  • Design meetups
  • Yes Montreal, Girl Geeks, Montreal Tech
  • Create a Facebook Event
  • Dawson – Madeleine Dawson E-Week / Business  week
  • GDG Montreal Android – Women Techmakers on Meetup.com
  • http://www.canadalearningcode.ca/week/
  • Start talking about WordCamp NOW, in regular communications mention the upcoming WordCamp in a small blurb
  • Edit the splash page for 2017 website
  • Create the Facebook event
  • Promo video for WordCamp
  • Add info about the upcoming WordCamp on all future meetup promotional items.
  • Action item: Nadia will help us with some of this promo

WordCamp Montréal 2016

Le français se trouve ci-dessous

Speaker

Logo

Did you hear? WordCamp Montréal is gearing up for another exciting edition July 23-24 in downtown Montréal. As always, you can look forward to an engaging and diverse lineup of talks as well as several hands-on workshops. 

Our website is live with all the information about WordCamp Montréal 2016, and we’ll keep it updated as the event draws closer. 

Continue reading

Notes from WordCamp 2016 community planning meeting

Français ci-dessous

Agenda

  1. Introductions
  2. Feedback from WCMTL 2015
  3. Plans for WCMTL 2016
  4. Proposed WCMTL 2016 budget
  5. Ticket price and sales
  6. Workshop week

Introduction

Everyone present introduced themselves and shared a little about themselves and their experiences with WordPress and at WordCamps. 11 people were in attendance.

Feedback from WCMTL 2015

Feedback was solicited on WCMTL 2015; what worked well, what didn’t work well and what could be improved this year:

  • Concordia was preferred as a venue and the big lobby was especially liked. The classroom on the upper floor was viewed as being too far from the rest of the conference, somewhat inaccessible and too small a room to accommodate some of the talks.

Followup: The venue for WCMTL 2016 will have 2 rooms capable of accommodating 150 each, and a larger amphitheatre of up to 300 people. The footprint of WCMTL 2016 will be more condensed than previous years, with everything closer together.

  • The food was deemed to be ‘great’ as always.

Followup: Concordia’s caterers will be used again this year.

Plans for WCMTL 2016

The John Molson building at Concordia is the proposed venue for WCMTL 2016 and contract negotiations are underway. The proposed date is July 23 – 24.

Proposed WCMTL 2016 budget

The proposed budget for WCMTL 2016 was shared and a discussion had over the various options. The ‘framework’ of WordCamp Central and global sponsors was explained, as the emphasis this year on finding more local sponsors. The individual components of the budget were walked through and elaborated on as necessary. Everyone present was in general agreement with raising the price to $50, suggesting it to be very good value for money, and it was proposed that 100 early-bird tickets be made available at $40 to encourage early sales and still keep it affordable.

Followup: A stronger emphasis will be put on advertising WCMTL 2016 with a view to increasing ticket sales by 50 to 450 people. Suggestions for local sponsors will be continually sought and the suggestion of early-bird tickets will likely be adopted.

Ticket price and sales

A discussion was had on how to boost ticket sales and reach new demographics. Suggestions included:

  • trying to get the event included on businesses training lists
  • sending a mailout to Montreal based agencies and companies doing web design to try to reach their staff
  • paying for Facebook ads
  • designing and distributing a printable flyer for company staff rooms
  • creating an infographic to share on social media

Followup: Options for disseminating information about WCMTL 2016 will be investigated, as will the possibility of adding an advertising budget for Facebook ads or the like. A ‘print out’ will likely be designed along with the usual printable materials.

Workshop Week

It was agreed that the hands-on workshops were generally well received by those who attended, but that the ~50% no-show rate was high. Options were explored for holding the workshops at a different time of year, but it was agreed that the couple of weeks before WordCamp were the most optimal for organizers, facilitators and attendees. A discussion was had on how to encourage better attendance, including raising ticket prices, having a 2 tier ticket system, offering an incentive to those who attended.

Topic WordPress for Beginners Discover the World of OOP Intro to WordPress Theme Building Develop your First WordPress Plugin Let’s Install Vagrant
Enrollment 23 (sold out) 28 35 (sold out) 26 35 (sold out)
Attended 13 15 14 16 12
Turnout 56.52% 53.57% 40.00% 61.54% 34.29%

Followup: The consensus seemed to be to keep to a single ticket price that includes the workshops, as was done last year, and to focus on reducing no-shows. A higher ‘cap’ could be placed on workshops to account for the larger number of no-shows and a waiting list could be kept in case spaces open up.


 

Notes de la réunion communautaire de planification de WordCamp 2016

Ordre du jour

  1. Présentations
  2. Commentaires sur WCMTL 2015
  3. Plans pour WCMTL 2016
  4. Projet de budget pour 2016 WCMTL
  5. Le prix des billets et ventes
  6. Semaine d’ateliers

Présentations

Toutes les personnes présentes se sont présentés au groupe et ont partagés un peu d’information sur eux-mêmes et sur leurs expériences avec WordPress et avec les WordCamps. Onze personnes étaient présentes.

Les commentaires de WCMTL 2015

Des commentaires ont été sollicités à propos de WCMTL 2015 : ce qui a bien fonctionné, ce qui n’a pas bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré cette année.

Concordia a été préféré comme lieu et le grand hall d’accueil a été particulièrement apprécié. La salle de classe à l’étage supérieure a été considérée comme étant trop loin du reste de la conférence, un peu inaccessible et trop petite pour accueillir certaines présentations.

Suivi : Le lieu de WCMTL 2016 aura deux pièces pouvant accueillir 150 chacune, et un plus grand amphithéâtre pouvant accueillir jusqu’à 300 personnes. L’empreinte de WCMTL 2016 sera plus condensée que les années précédentes, puisque les pièces seront proches les unes des autres.

Les repas ont été considérés comme « super », comme toujours.

Suivi : Les traiteurs de Concordia seront utilisés à nouveau cette année.

Plans pour WCMTL 2016

Le bâtiment John Molson de l’Université Concordia (JMSB) est le lieu proposé pour WCMTL 2016 et les négociations contractuelles sont en cours. La date proposée est le 23-24 Juillet.

Projet de budget de WCMTL  2016

Le budget proposé pour WCMTL 2016 a été présenté et une discussion concernant les différentes options a eu lieu. Le « cadre » de WordCamp Central et des commanditaires mondiaux a été expliqué, puisque l’accent cette année est sur la recherche de commanditaires locaux. Les parties individuelles du budget ont été expliquées et élaborées lorsque nécessaire. Tout le monde présent était généralement d’accord avec l’augmentation du prix à 50$, ce qui suggère qu’on y retrouve un très bon rapport qualité prix, et il a été proposé que 100 billets lève-tôt soient disponibles à 40 $ pour encourager les premières ventes et pour garder la conférence abordable.

Suivi : Un accent plus fort sera mis sur la publicité pour WCMTL 2016 en vue d’accroître les ventes de billets de 50 pour un nombre final de 450 personnes. La recherche de suggestions pour des commanditaires locaux continuera et la suggestion de billets lève-tôt sera probablement adoptée.

Le prix des billets et des ventes

Une discussion a eu lieu sur la façon de stimuler les ventes de billets et d’atteindre de nouveaux groupes. Les suggestions incluent :

  • essayer de faire inclure la conférence sur la liste de formation des entreprises ;
  • un envoi postal aux agences et sociétés basées à Montréal qui font de la conception de sites Web pour essayer d’atteindre leur personnel ;
  • les annonces payées sur Facebook ;
  • la conception et la distribution d’un dépliant imprimable pour les salles de détente et les espaces communs des entreprises ;
  • créer une infographie à partager sur les médias sociaux.

Suivi : Les options pour la diffusion d’informations sur WCMTL 2016 seront examinées, de même que la possibilité d’ajouter un budget de publicité pour les annonces Facebook ou similaires. Un pamphlet imprimable sera probablement conçu avec les matériaux imprimables habituels.

Semaine d’atelier

Il a été convenu que les ateliers pratiques ont été généralement bien accueillies par ceux qui ont assisté, mais que le taux ~ 50% d’absentéisme était élevé. Les options ont été explorées pour la tenue des ateliers à un autre moment de l’année, mais il a été convenu que les quelques semaines avant WordCamp ont été les plus optimales pour les organisateurs, les animateurs et les participants. Une discussion a eu lieu sur la façon d’encourager une meilleure participation, y compris l’augmentation des prix des billets, ayant un système de billet à deux vitesse, offrant une incitation à ceux qui ont assisté.

Sujet WordPress for Beginners Discover the World of OOP Intro to WordPress Theme Building Develop your First WordPress Plugin Let’s Install Vagrant
Inscriptions 23 (complet) 28 35 (complet) 26 35 (complet)
Présents 13 15 14 16 12
Participation 56.52% 53.57% 40.00% 61.54% 34.29%

Suivi : Le consensus semble être de maintenir le prix du billet unique qui comprend les ateliers, comme l’année dernière et de se concentrer sur la réduction de l’absentéisme. Un « plafond » plus élevé pourrait être placé sur des ateliers pour tenir compte du plus grand nombre de non-présentation et une liste d’attente pourrait être maintenue dans le cas où les espaces s’ouvrent.

March 15: WordCamp 2016 Planning Meeting

Français ci-dessous.

The organizers of WordCamp MTL 2015 are meeting up to begin planning for WCMTL 2016, this summer. We invite members of the community who want to be involved to join us to discuss logistics and programming of WCMTL as well as to accept task assignments so that we can start working on this ASAP.

Thanks to all who can make it, for those who can’t we will publish a summary on the Montreal WordPress Community blog at wpmtl.org.

Register for Event

Time and Location

Event: WordCamp 2016 planning meeting
Date: Tuesday, March 15, 2016
Time: 7:00-9:00 pm
Venue:

Centre cloud.ca (formerly RPM)
420 Guy St.
Montreal, QC H3J 1S6
Métro: Gare Lucien-L’Allier

If you want to be invited to future events please sign up for our email newsletter.

Continue reading

WordCamp Montreal Schedule Available / Programme de WordCamp Montréal disponible

Français ci-dessous

WordCamp Montreal 2015
We’ve confirmed all our speakers and we’ve just released the tentative schedule for WordCamp Montreal. You can read all about our talks and speakers and start planning your WordCamp weekend.

How Our Talks Are Organized

This year our talks are divided into several streams: code, users, marketing, ux, theming, hands-on workshops, and special topics. We hope there will be something for everyone. All our speakers have provided prerequisites for their talks, so please read these if you want to know if a particular talk is geared towards beginners or a more advanced crowd.

About Our Workshops

This year we are organizing a number of special workshops the week before WordCamp. These are hands-on workshops. A special ticket to each workshop is required, in addition to your general WordCamp ticket. Space is limited.

Some workshops are for complete beginners and others are for very advanced users. Be sure to read the prerequisites for each workshop carefully. You will be required to bring your own laptop, and have any required software installed before arriving.

Registering for Workshops

Workshop tickets will be available for a limited time. Please do not register for workshops unless you have already purchased a WordCamp Montreal ticket. Also, please be considerate of others and do not register for two workshops offered at the same time. In both cases, your registration will be cancelled and your spot given to someone else.

Please note that the schedule is subject to change. Please double check the schedule the day of the event.


WordCamp MontréalNous avons confirmé nos présentateurs et venons de rendre public une programme provisoire pour WordCamp Montréal. Vous pouvez maintenant découvrir les conférencesles conférencières et conférenciers, et commencer à planifier votre fin-de-semaine à WordCamp.

Comment sont organisé nos conférences

Cette année, nos conférences sont organisé dans plusieurs thèmes: code, utilisateurs, marketing, ux, thèmes WordPress, alteriers pratiques, et sujets spéciaux. Nous espérons pouvoir offrir quelque chose d’intéressant à tout le monde. Tous nos conférencières et conférenciers ont fourni des préalables pour leurs conférences. Veuillez les consulter pur apprendre si un conférence en particulier vide une audience débutante ou avancée.

À propos de nos ateliers

Nous offrons cette année des ateliers spéciaux durant la semaine qui précède WordCamp. Ils seront des ateliers pratiques. Un billet spécial est obligatoire pour chaque atelier, en plus de votre billet WordCamp régulier. Les places sont limitées.

Certains ateliers vise un public très avancé, tandis que d’autres vise les débutants. Veuillez prêter une attention particulière aux préalables de chaque atelier. Vous devriez amener votre propre portable avec les logiciels requis déjà installés.

Comment s’inscrire à nos ateliers

Les billets pour les ateliers pratiques seront disponible pour une durée limitée. Veuillez ne pas vous inscrire à un atelier sans avoir déjà acheter votre billet général pour WordCamp. En plus, en considérations des autres, veuillez ne pas vous inscrire à deux ateliers offerts en même temps. Dans les deux cas, votre inscription sera annulé, et votre place libérée pour une autre personne.

Veuillez noter que le programme est sujette à modification. Assurez-vous de consulter l’horaire le jour de l’évènement.