Notes from WordCamp 2016 community planning meeting

Français ci-dessous

Agenda

  1. Introductions
  2. Feedback from WCMTL 2015
  3. Plans for WCMTL 2016
  4. Proposed WCMTL 2016 budget
  5. Ticket price and sales
  6. Workshop week

Introduction

Everyone present introduced themselves and shared a little about themselves and their experiences with WordPress and at WordCamps. 11 people were in attendance.

Feedback from WCMTL 2015

Feedback was solicited on WCMTL 2015; what worked well, what didn’t work well and what could be improved this year:

  • Concordia was preferred as a venue and the big lobby was especially liked. The classroom on the upper floor was viewed as being too far from the rest of the conference, somewhat inaccessible and too small a room to accommodate some of the talks.

Followup: The venue for WCMTL 2016 will have 2 rooms capable of accommodating 150 each, and a larger amphitheatre of up to 300 people. The footprint of WCMTL 2016 will be more condensed than previous years, with everything closer together.

  • The food was deemed to be ‘great’ as always.

Followup: Concordia’s caterers will be used again this year.

Plans for WCMTL 2016

The John Molson building at Concordia is the proposed venue for WCMTL 2016 and contract negotiations are underway. The proposed date is July 23 – 24.

Proposed WCMTL 2016 budget

The proposed budget for WCMTL 2016 was shared and a discussion had over the various options. The ‘framework’ of WordCamp Central and global sponsors was explained, as the emphasis this year on finding more local sponsors. The individual components of the budget were walked through and elaborated on as necessary. Everyone present was in general agreement with raising the price to $50, suggesting it to be very good value for money, and it was proposed that 100 early-bird tickets be made available at $40 to encourage early sales and still keep it affordable.

Followup: A stronger emphasis will be put on advertising WCMTL 2016 with a view to increasing ticket sales by 50 to 450 people. Suggestions for local sponsors will be continually sought and the suggestion of early-bird tickets will likely be adopted.

Ticket price and sales

A discussion was had on how to boost ticket sales and reach new demographics. Suggestions included:

  • trying to get the event included on businesses training lists
  • sending a mailout to Montreal based agencies and companies doing web design to try to reach their staff
  • paying for Facebook ads
  • designing and distributing a printable flyer for company staff rooms
  • creating an infographic to share on social media

Followup: Options for disseminating information about WCMTL 2016 will be investigated, as will the possibility of adding an advertising budget for Facebook ads or the like. A ‘print out’ will likely be designed along with the usual printable materials.

Workshop Week

It was agreed that the hands-on workshops were generally well received by those who attended, but that the ~50% no-show rate was high. Options were explored for holding the workshops at a different time of year, but it was agreed that the couple of weeks before WordCamp were the most optimal for organizers, facilitators and attendees. A discussion was had on how to encourage better attendance, including raising ticket prices, having a 2 tier ticket system, offering an incentive to those who attended.

Topic WordPress for Beginners Discover the World of OOP Intro to WordPress Theme Building Develop your First WordPress Plugin Let’s Install Vagrant
Enrollment 23 (sold out) 28 35 (sold out) 26 35 (sold out)
Attended 13 15 14 16 12
Turnout 56.52% 53.57% 40.00% 61.54% 34.29%

Followup: The consensus seemed to be to keep to a single ticket price that includes the workshops, as was done last year, and to focus on reducing no-shows. A higher ‘cap’ could be placed on workshops to account for the larger number of no-shows and a waiting list could be kept in case spaces open up.


 

Notes de la réunion communautaire de planification de WordCamp 2016

Ordre du jour

  1. Présentations
  2. Commentaires sur WCMTL 2015
  3. Plans pour WCMTL 2016
  4. Projet de budget pour 2016 WCMTL
  5. Le prix des billets et ventes
  6. Semaine d’ateliers

Présentations

Toutes les personnes présentes se sont présentés au groupe et ont partagés un peu d’information sur eux-mêmes et sur leurs expériences avec WordPress et avec les WordCamps. Onze personnes étaient présentes.

Les commentaires de WCMTL 2015

Des commentaires ont été sollicités à propos de WCMTL 2015 : ce qui a bien fonctionné, ce qui n’a pas bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré cette année.

Concordia a été préféré comme lieu et le grand hall d’accueil a été particulièrement apprécié. La salle de classe à l’étage supérieure a été considérée comme étant trop loin du reste de la conférence, un peu inaccessible et trop petite pour accueillir certaines présentations.

Suivi : Le lieu de WCMTL 2016 aura deux pièces pouvant accueillir 150 chacune, et un plus grand amphithéâtre pouvant accueillir jusqu’à 300 personnes. L’empreinte de WCMTL 2016 sera plus condensée que les années précédentes, puisque les pièces seront proches les unes des autres.

Les repas ont été considérés comme « super », comme toujours.

Suivi : Les traiteurs de Concordia seront utilisés à nouveau cette année.

Plans pour WCMTL 2016

Le bâtiment John Molson de l’Université Concordia (JMSB) est le lieu proposé pour WCMTL 2016 et les négociations contractuelles sont en cours. La date proposée est le 23-24 Juillet.

Projet de budget de WCMTL  2016

Le budget proposé pour WCMTL 2016 a été présenté et une discussion concernant les différentes options a eu lieu. Le « cadre » de WordCamp Central et des commanditaires mondiaux a été expliqué, puisque l’accent cette année est sur la recherche de commanditaires locaux. Les parties individuelles du budget ont été expliquées et élaborées lorsque nécessaire. Tout le monde présent était généralement d’accord avec l’augmentation du prix à 50$, ce qui suggère qu’on y retrouve un très bon rapport qualité prix, et il a été proposé que 100 billets lève-tôt soient disponibles à 40 $ pour encourager les premières ventes et pour garder la conférence abordable.

Suivi : Un accent plus fort sera mis sur la publicité pour WCMTL 2016 en vue d’accroître les ventes de billets de 50 pour un nombre final de 450 personnes. La recherche de suggestions pour des commanditaires locaux continuera et la suggestion de billets lève-tôt sera probablement adoptée.

Le prix des billets et des ventes

Une discussion a eu lieu sur la façon de stimuler les ventes de billets et d’atteindre de nouveaux groupes. Les suggestions incluent :

  • essayer de faire inclure la conférence sur la liste de formation des entreprises ;
  • un envoi postal aux agences et sociétés basées à Montréal qui font de la conception de sites Web pour essayer d’atteindre leur personnel ;
  • les annonces payées sur Facebook ;
  • la conception et la distribution d’un dépliant imprimable pour les salles de détente et les espaces communs des entreprises ;
  • créer une infographie à partager sur les médias sociaux.

Suivi : Les options pour la diffusion d’informations sur WCMTL 2016 seront examinées, de même que la possibilité d’ajouter un budget de publicité pour les annonces Facebook ou similaires. Un pamphlet imprimable sera probablement conçu avec les matériaux imprimables habituels.

Semaine d’atelier

Il a été convenu que les ateliers pratiques ont été généralement bien accueillies par ceux qui ont assisté, mais que le taux ~ 50% d’absentéisme était élevé. Les options ont été explorées pour la tenue des ateliers à un autre moment de l’année, mais il a été convenu que les quelques semaines avant WordCamp ont été les plus optimales pour les organisateurs, les animateurs et les participants. Une discussion a eu lieu sur la façon d’encourager une meilleure participation, y compris l’augmentation des prix des billets, ayant un système de billet à deux vitesse, offrant une incitation à ceux qui ont assisté.

Sujet WordPress for Beginners Discover the World of OOP Intro to WordPress Theme Building Develop your First WordPress Plugin Let’s Install Vagrant
Inscriptions 23 (complet) 28 35 (complet) 26 35 (complet)
Présents 13 15 14 16 12
Participation 56.52% 53.57% 40.00% 61.54% 34.29%

Suivi : Le consensus semble être de maintenir le prix du billet unique qui comprend les ateliers, comme l’année dernière et de se concentrer sur la réduction de l’absentéisme. Un « plafond » plus élevé pourrait être placé sur des ateliers pour tenir compte du plus grand nombre de non-présentation et une liste d’attente pourrait être maintenue dans le cas où les espaces s’ouvrent.

March 15: WordCamp 2016 Planning Meeting

Français ci-dessous.

The organizers of WordCamp MTL 2015 are meeting up to begin planning for WCMTL 2016, this summer. We invite members of the community who want to be involved to join us to discuss logistics and programming of WCMTL as well as to accept task assignments so that we can start working on this ASAP.

Thanks to all who can make it, for those who can’t we will publish a summary on the Montreal WordPress Community blog at wpmtl.org.

Register for Event

Time and Location

Event: WordCamp 2016 planning meeting
Date: Tuesday, March 15, 2016
Time: 7:00-9:00 pm
Venue:

Centre cloud.ca (formerly RPM)
420 Guy St.
Montreal, QC H3J 1S6
Métro: Gare Lucien-L’Allier

If you want to be invited to future events please sign up for our email newsletter.

Continue reading

WordCamp Montreal Schedule Available / Programme de WordCamp Montréal disponible

Français ci-dessous

WordCamp Montreal 2015
We’ve confirmed all our speakers and we’ve just released the tentative schedule for WordCamp Montreal. You can read all about our talks and speakers and start planning your WordCamp weekend.

How Our Talks Are Organized

This year our talks are divided into several streams: code, users, marketing, ux, theming, hands-on workshops, and special topics. We hope there will be something for everyone. All our speakers have provided prerequisites for their talks, so please read these if you want to know if a particular talk is geared towards beginners or a more advanced crowd.

About Our Workshops

This year we are organizing a number of special workshops the week before WordCamp. These are hands-on workshops. A special ticket to each workshop is required, in addition to your general WordCamp ticket. Space is limited.

Some workshops are for complete beginners and others are for very advanced users. Be sure to read the prerequisites for each workshop carefully. You will be required to bring your own laptop, and have any required software installed before arriving.

Registering for Workshops

Workshop tickets will be available for a limited time. Please do not register for workshops unless you have already purchased a WordCamp Montreal ticket. Also, please be considerate of others and do not register for two workshops offered at the same time. In both cases, your registration will be cancelled and your spot given to someone else.

Please note that the schedule is subject to change. Please double check the schedule the day of the event.


WordCamp MontréalNous avons confirmé nos présentateurs et venons de rendre public une programme provisoire pour WordCamp Montréal. Vous pouvez maintenant découvrir les conférencesles conférencières et conférenciers, et commencer à planifier votre fin-de-semaine à WordCamp.

Comment sont organisé nos conférences

Cette année, nos conférences sont organisé dans plusieurs thèmes: code, utilisateurs, marketing, ux, thèmes WordPress, alteriers pratiques, et sujets spéciaux. Nous espérons pouvoir offrir quelque chose d’intéressant à tout le monde. Tous nos conférencières et conférenciers ont fourni des préalables pour leurs conférences. Veuillez les consulter pur apprendre si un conférence en particulier vide une audience débutante ou avancée.

À propos de nos ateliers

Nous offrons cette année des ateliers spéciaux durant la semaine qui précède WordCamp. Ils seront des ateliers pratiques. Un billet spécial est obligatoire pour chaque atelier, en plus de votre billet WordCamp régulier. Les places sont limitées.

Certains ateliers vise un public très avancé, tandis que d’autres vise les débutants. Veuillez prêter une attention particulière aux préalables de chaque atelier. Vous devriez amener votre propre portable avec les logiciels requis déjà installés.

Comment s’inscrire à nos ateliers

Les billets pour les ateliers pratiques seront disponible pour une durée limitée. Veuillez ne pas vous inscrire à un atelier sans avoir déjà acheter votre billet général pour WordCamp. En plus, en considérations des autres, veuillez ne pas vous inscrire à deux ateliers offerts en même temps. Dans les deux cas, votre inscription sera annulé, et votre place libérée pour une autre personne.

Veuillez noter que le programme est sujette à modification. Assurez-vous de consulter l’horaire le jour de l’évènement.

WordCamp 2014 Planning Meeting

The organizers of WordCamp MTL 2013 are meeting up to begin planning for WCMTL 2014, this summer. We invite members of the community who want to be involved to join us to discuss logistics and programming of WCMTL as well as to accept task assignments so that we can start working on this ASAP.

If you plan to attend please RSVP on the facebook event listing for the meetup.

Thanks to all who can make it, for those who can’t we will publish a summary on the Montreal WordPress Community blog at wpmtl.org.

TIME AND LOCATION
Monday February 10th, 2014. 19:00h

RPM
420 Guy St.
Montréal , QC , H3J 1S6
Google Map: http://goo.gl/maps/obkiO

************

Les organisateurs de WordCamp Montréal 2013 vont se réunir pour commencer la planification de WordCamp Montréal 2014, qui aura lieu cet été. Tous les membres de la communauté qui veulent y participer sont invités à nous joindre pour discuter des logistiques de WCMTL, ainsi que d’accepter des taches pour que nous puissions commencer à travailler là-dessus tout de suite.

Si vous prévoyez assister au réunion, s’il vous plaît confirmer votre présence sur la page de l’événement sur Facebook.

Merci à tous qui pourront y assister. Pour les autres nous publierons un résumé de la réunion sur le blogue de la communauté à wpmtl.org.

QUAND?
Lundi le 10 février 2014 à 19:00

OÙ?
RPM
420 Rue Guy
Montréal , QC , H3J 1S6
Carte Google: http://goo.gl/maps/obkiO

WordCamp Montreal 2013 planning meeting

** Version française plus bas

The evening of January 23, members of the local WordPress community held an open meeting to discuss this year’s upcoming WordCamp. We talked about what went well last year, what could be improved, and what challenges we expect to have along the way.

Special thanks go to RPM for hosting the meeting.

The evening began with introductions around the table, and moved to Jeremy summarizing last year’s WordCamp, with various points of note:

  • This year’s organizers are: Jeremy Clarke, Shannon Smith (not present), Carl Alexander, Richard Archambault, and Kirk Wight, with huge input and assistance from Kathryn Presner and Alex Ruaux.
  • Last year’s largest sponsor (Telus, for $10,000) will not happen this year.
  • Last year was the first year operating under the WordPress Foundation, and we plan to do so again this year (necessary for being an official WordCamp).
  • Sponsors are more like “donors”, but we cannot offer receipts for tax purposes here in Canada.
  • Last year’s videos ended up with a faux-go, meaning they are not allowed on wordpress.tv (but are still available on YouTube). Fixing them would be a huge, expensive undertaking.
  • We have about $1000 left over from last year, that will just go to this year.
  • Hopefully we can plan WordCamp for the weekend of July 6-7, closing weekend of the JazzFest.

The meeting was over two-and-a-half hours long, with lots of engaging conversation and brainstorming. Through the evening, certain themes developed:

Likes

  • Box lunches and the catering in general
  • speakers
  • Location (UQAM Cœur des sciences is very central and surrounded by hotels, restos, coffee shops, etc)
  • Room arrangement was better than the year before
  • Alex and her volunteers
  • T-shirts
  • Lots of other little things 🙂

To be improved

  • Better signage: directions to rooms with big arrows, Happiness Bar
  • Earlier access to the venue for set-up (preferably the evening before)
  • Happiness Bar: People felt the Happiness Bar could be more prominent, with more tables and chairs. We could also make it more clear who was an expert helping out (armbands or special lanyards are options).
  • Welcome Announcement: last year’s greeting and orientation announcement was foiled by technical issues in one of the rooms; this year we’ll make sure it happens. This quick speech would welcome everyone, let them know where the rooms and facilities are, who to ask for help, etc.
  • More furniture in general for lounging and networking (maybe round tables?)
  • Speakers need to be kept on schedule
  • Better light control in the second room (screen was hard to see because of a skylight)

Possible enhancements

  • Venue: the venue is a huge part of the budget (approx 45% for 2012), so investigating venues other than UQAM Cœur des sciences is always an option. One possibility mentioned was the Centre St-Pierre.
  • Room “chair” or host: someone responsible for each of the rooms, that can make sure speakers are on time, videos are being done, etc.
  • Improved name badges: badges could better identify speakers, and an opt-in sticker system at registration could allow people to identify others with similar interests (eg. white stickers for SEO, blue stickers for devs)
  • Unconference track: small breakout groups could be organized around different topics
  • Job board: A place where clients and those available for work could post positions and meet each other
  • Hacker’s Space: it’s difficult to get really hard-core coder talks, so a dedicated area for meeting and hacking would give something more for advanced developers and others interested

Wrapping up, the priorities at this point for the organizers are:

  • Finalize dates
  • Finalize venue
  • Start looking for sponsors
  • Have the WordCamp 2013 website up in March
  • Call for speakers in April

If you have any questions or would like more detail about the evening’s discussions, feel free to reach out to an organizer, or comment on the WPMTL Facebook page.

Le 23 janvier, les membres de la communauté locale WordPress ont tenu une rencontre pour discuter du prochain WordCamp. Nous avons parlé de ce qui a bien fonctionné en l’année passée, de ce qui pourrait être amélioré, et des challenges auxquels nous nous attendons à faire face.

Un merci tout spécial à RPM qui nous a fourni les locaux pour la rencontre.

La soirée a débuté par un tour de table pour que chacun se présente, puis Jeremy a offert un sommaire rapide du WordCamp de l’an passé, en quelques points:

  • Le comité organisateur de l’an passé: Jeremy Clarke, Shannon Smith (absente), Carl Alexander, Richard Archambault et Kirk Wight, avec une énorme assistance de la part de Kathryn Presner et Alex Ruaux.
  • Le commanditaire le plus important l’an passé (Telus, pour 10,000 $) ne participera pas cette année.
  • L’an passé fut la première année où nous avons opéré sous la supervision de la Fondation WordPress, et nous planifions de le faire de nouveau cette année (nécessaire pour être un WordCamp officiel).
  • Les commanditaires sont plus comme des “donateurs”, mais nous ne pouvons pas offrir de reçus de taxes à des fins fiscales au Canada.
  • Les vidéos de l’an dernier ne sont pas utilisables, c’est-à-dire qu’ils ne sont pas permis sur wordpress.tv (mais sont tout de même disponibles sur YouTube). Les corriger serait une opération très coûteuse.
  • Il reste environ 1 000 $ en surplus de l’an passé, qui sera utilisé cette année.
  • Avec de la chance, nous serons en mesure de planifier WordCamp pour le week-end du 6-7 juillet, la fermeture du Festival de Jazz de Montréal.

Cette première rencontre a duré plus de 2h30, avec beaucoup d’échanges intéressants et de remue-méninge. Au cours de la soirée, quelques thèmes ont émergé:

Ce qui a fonctionné

  • Boites à lunch et le traiteur (nourriture) en général
  • Conférenciers
  • Endroit (Le Coeur des Sciences de l’UQAM est un endroit central, entouré d’hôtels, de restos, de cafés, etc)
  • L’aménagement des salles était mieux que l’année précedente
  • Alex et ses volontaires
  • Les t-shirts
  • Beaucoup d’autres petits détails 🙂

Ce qui peut être amélioré

  • Meilleure signalisation: directions vers les salles, Happiness Bar
  • Accès à l’endroit plus tôt pour les préparatifs (préférablement le soir d’avant)
  • Happiness Bar: plusieurs pensent que le Happiness Bar devrait être plus visible, avec plus de tables et chaises. On devrait aussi clarifier qui est un expert prêt à aider (brassard ou lanière de badge sont des options)
  • Annonce de départ: l’an passé, la présentation d’accueil et d’orientation n’ont pas eu lieu dû à un problème technique dans la salle principale, cette année on doit s’assurer que cette présentation aura lieu. On va offrir la bienvenue à tous, leur expliquer où sont les salles, comment demander de l’aide, etc.
  • Plus de tables et chaises en général pour relaxer et faire du réseautage (peut-être autour des tables?)
  • Les conférenciers doivent mieux respecter l’horaire
  • Meilleur éclairage dans la seconde salle de présentation (l’écran était plus difficile à voir à cause des puits de lumière)

Améliorations possibles

  • Endroit: la location de l’emplacement est une portion importante du budget (environ 45% en 2012), donc considérer un endroit autre que le Coeur des Sciences de l’UQAM est toujours une option. Une possibilité serait le Centre St-Pierre.
  • Moniteur de salle: quelqu’un responsable pour chacune des salles, qui s’assurera que les conférenciers sont à temps, que les vidéos sont faits, etc
  • Badge d’identification améliorées: les badges pourraient identifier les conférenciers, et offrir des auto-collants que chacun serait libre d’apposer sur sa badge, et qui aideraient à identifier des gens avec des intérêts similaires (ex. blanc pour SEO, bleu pour programmeurs, etc)
  • Piste de type ‘Unconference’: des petits groupes pourraient êtres organisés autours de gens désirant se rencontrer our discuter de différents sujets
  • Offres d’emploi: un endroit où les clients et ceux disponibles pour travailler pourraient afficher les emplois disponibles et se rencontrer
  • Coin des ‘hackers’: il est difficile d’avoir des discussions très avancées, alors un endroit dédié pour se rencontrer et programmer offrirait quelque chose d’intéressant pour les programmeurs plus avancés et ceux intéressés.

En guise de conclusion, les priorités en ce moment pour les organisateurs sont:

  • Finaliser les dates
  • Confirmer l’endroit
  • Commencer à chercher pour des commanditaires
  • Que le site de WordCamp 2013 soit en ligne pour le mois de mars
  • Commencer à chercher des conférenciers en avril

Si vous avez des questions ou vous aimeriez obtenir plus de détails sur les discussions de la rencontre, n’hésitez pas à contacter un des organisateurs, ou commenter sur la page Facebook de la Communauté WordPress de Montréal.