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Agenda

1. Introductions
2. Feedback from WCMTL 2015
3. Plans for WCMTL 2016
4. Proposed WCMTL 2016 budget
5. Ticket price and sales
6. Workshop week

Introduction

Everyone present introduced themselves and shared a little about themselves and their experiences with WordPress and at WordCamps. 11 people were in attendance.

Feedback from WCMTL 2015

Feedback was solicited on WCMTL 2015; what worked well, what didn’t work well and what could be improved this year:

• Concordia was preferred as a venue and the big lobby was especially liked. The classroom on the upper floor was viewed as being too far from the rest of the conference, somewhat inaccessible and too small a room to accommodate some of the talks.

Followup: The venue for WCMTL 2016 will have 2 rooms capable of accommodating 150 each, and a larger amphitheatre of up to 300 people. The footprint of WCMTL 2016 will be more condensed than previous years, with everything closer together.

• The food was deemed to be ‘great’ as always.

Followup: Concordia’s caterers will be used again this year.

Plans for WCMTL 2016

The John Molson building at Concordia is the proposed venue for WCMTL 2016 and contract negotiations are underway. The proposed date is July 23 – 24.

Proposed WCMTL 2016 budget

The proposed budget for WCMTL 2016 was shared and a discussion had over the various options. The ‘framework’ of WordCamp Central and global sponsors was explained, as the emphasis this year on finding more local sponsors. The individual components of the budget were walked through and elaborated on as necessary. Everyone present was in general agreement with raising the price to $50, suggesting it to be very good value for money, and it was proposed that 100 early-bird tickets be made available at $40 to encourage early sales and still keep it affordable.

Followup: A stronger emphasis will be put on advertising WCMTL 2016 with a view to increasing ticket sales by 50 to 450 people. Suggestions for local sponsors will be continually sought and the suggestion of early-bird tickets will likely be adopted.

Ticket price and sales

A discussion was had on how to boost ticket sales and reach new demographics. Suggestions included:

• trying to get the event included on businesses training lists
• sending a mailout to Montreal based agencies and companies doing web design to try to reach their staff
• paying for Facebook ads
• designing and distributing a printable flyer for company staff rooms
• creating an infographic to share on social media

Followup: Options for disseminating information about WCMTL 2016 will be investigated, as will the possibility of adding an advertising budget for Facebook ads or the like. A ‘print out’ will likely be designed along with the usual printable materials.

Workshop Week

It was agreed that the hands-on workshops were generally well received by those who attended, but that the ~50% no-show rate was high. Options were explored for holding the workshops at a different time of year, but it was agreed that the couple of weeks before WordCamp were the most optimal for organizers, facilitators and attendees. A discussion was had on how to encourage better attendance, including raising ticket prices, having a 2 tier ticket system, offering an incentive to those who attended.

Topic	WordPress for Beginners	Discover the World of OOP	Intro to WordPress Theme Building	Develop your First WordPress Plugin	Let’s Install Vagrant
Enrollment	23 (sold out)	28	35 (sold out)	26	35 (sold out)
Attended	13	15	14	16	12
Turnout	56.52%	53.57%	40.00%	61.54%	34.29%

Followup: The consensus seemed to be to keep to a single ticket price that includes the workshops, as was done last year, and to focus on reducing no-shows. A higher ‘cap’ could be placed on workshops to account for the larger number of no-shows and a waiting list could be kept in case spaces open up.

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Notes de la réunion communautaire de planification de WordCamp 2016

Ordre du jour

1. Présentations
2. Commentaires sur WCMTL 2015
3. Plans pour WCMTL 2016
4. Projet de budget pour 2016 WCMTL
5. Le prix des billets et ventes
6. Semaine d’ateliers

Présentations

Toutes les personnes présentes se sont présentés au groupe et ont partagés un peu d’information sur eux-mêmes et sur leurs expériences avec WordPress et avec les WordCamps. Onze personnes étaient présentes.

Les commentaires de WCMTL 2015

Des commentaires ont été sollicités à propos de WCMTL 2015 : ce qui a bien fonctionné, ce qui n’a pas bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré cette année.

▪ Concordia a été préféré comme lieu et le grand hall d’accueil a été particulièrement apprécié. La salle de classe à l’étage supérieure a été considérée comme étant trop loin du reste de la conférence, un peu inaccessible et trop petite pour accueillir certaines présentations.

Suivi : Le lieu de WCMTL 2016 aura deux pièces pouvant accueillir 150 chacune, et un plus grand amphithéâtre pouvant accueillir jusqu’à 300 personnes. L’empreinte de WCMTL 2016 sera plus condensée que les années précédentes, puisque les pièces seront proches les unes des autres.

▪ Les repas ont été considérés comme « super », comme toujours.

Suivi : Les traiteurs de Concordia seront utilisés à nouveau cette année.

Plans pour WCMTL 2016

Le bâtiment John Molson de l’Université Concordia (JMSB) est le lieu proposé pour WCMTL 2016 et les négociations contractuelles sont en cours. La date proposée est le 23-24 Juillet.

Projet de budget de WCMTL  2016

Le budget proposé pour WCMTL 2016 a été présenté et une discussion concernant les différentes options a eu lieu. Le « cadre » de WordCamp Central et des commanditaires mondiaux a été expliqué, puisque l’accent cette année est sur la recherche de commanditaires locaux. Les parties individuelles du budget ont été expliquées et élaborées lorsque nécessaire. Tout le monde présent était généralement d’accord avec l’augmentation du prix à 50$, ce qui suggère qu’on y retrouve un très bon rapport qualité prix, et il a été proposé que 100 billets lève-tôt soient disponibles à 40 $ pour encourager les premières ventes et pour garder la conférence abordable.

Suivi : Un accent plus fort sera mis sur la publicité pour WCMTL 2016 en vue d’accroître les ventes de billets de 50 pour un nombre final de 450 personnes. La recherche de suggestions pour des commanditaires locaux continuera et la suggestion de billets lève-tôt sera probablement adoptée.

Le prix des billets et des ventes

Une discussion a eu lieu sur la façon de stimuler les ventes de billets et d’atteindre de nouveaux groupes. Les suggestions incluent :

• essayer de faire inclure la conférence sur la liste de formation des entreprises ;
• un envoi postal aux agences et sociétés basées à Montréal qui font de la conception de sites Web pour essayer d’atteindre leur personnel ;
• les annonces payées sur Facebook ;
• la conception et la distribution d’un dépliant imprimable pour les salles de détente et les espaces communs des entreprises ;
• créer une infographie à partager sur les médias sociaux.

Suivi : Les options pour la diffusion d’informations sur WCMTL 2016 seront examinées, de même que la possibilité d’ajouter un budget de publicité pour les annonces Facebook ou similaires. Un pamphlet imprimable sera probablement conçu avec les matériaux imprimables habituels.

Semaine d’atelier

Il a été convenu que les ateliers pratiques ont été généralement bien accueillies par ceux qui ont assisté, mais que le taux ~ 50% d’absentéisme était élevé. Les options ont été explorées pour la tenue des ateliers à un autre moment de l’année, mais il a été convenu que les quelques semaines avant WordCamp ont été les plus optimales pour les organisateurs, les animateurs et les participants. Une discussion a eu lieu sur la façon d’encourager une meilleure participation, y compris l’augmentation des prix des billets, ayant un système de billet à deux vitesse, offrant une incitation à ceux qui ont assisté.

Sujet	WordPress for Beginners	Discover the World of OOP	Intro to WordPress Theme Building	Develop your First WordPress Plugin	Let’s Install Vagrant
Inscriptions	23 (complet)	28	35 (complet)	26	35 (complet)
Présents	13	15	14	16	12
Participation	56.52%	53.57%	40.00%	61.54%	34.29%

Suivi : Le consensus semble être de maintenir le prix du billet unique qui comprend les ateliers, comme l’année dernière et de se concentrer sur la réduction de l’absentéisme. Un « plafond » plus élevé pourrait être placé sur des ateliers pour tenir compte du plus grand nombre de non-présentation et une liste d’attente pourrait être maintenue dans le cas où les espaces s’ouvrent.