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30 mars, 2017 – 19h

Agenda

1. Introduction
2. Présentation du budget
3. Présentation des types de commandite
4. Discussion des activités et types de présentation durant WordCamp
5. Discussion de la stratégie promotionnelle

Introduction

Toutes les personnes présentes se sont présentées au groupe et ont partagé un peu d’information sur elles-mêmes et sur leurs expériences avec WordPress et avec les WordCamps. Il y avait 12 personnes présentes, incluant 5 organisateurs.

Présentation du budget 

Le prix du billet demeure à $50.

• Si nous avons des restants de lunch, trouver une oeuvre de charité qui les distribue aux sans-abris. Prochaine étape: Omar va faire des recherches et nous revenir là dessus.
• Nous devons utiliser le traiteur fourni par Concordia, il est donc impossible d’avoir le lunch donné mais pourrions accepter une commandite en argent pour le repas.
• Si le budget le permet, nous aimerions ajouter un cadeau pour remercier les conférencières et conférenciers.
• After-party: Dans un bar ou pas dans un bar? Possibilité de louer le patio entre les bâtiments de Concordia (Reggies Bar et Café ) Prochaine étape: Richard va s’informer auprès de Concordia.
• Commander notre propre bannière Happiness Bar, peut-être partager les coûts avec Ottawa.
• Partager nos ressources et collaborer avec Ottawa, Halifax et Québec.

Présentation des types de commandite

• Nous offrirons différent niveaux de commandite et des articles à la carte comme la commandite d’une pièce ou du Wifi.
• Une entreprise pourrait offrir pour couvrir les coûts du café.
• Prochaine étape: Contacter Flywheel, Hover, commanditares précédents, Dawson.
• Le souper la veille de WordCamp, pour les conférencières/er pourrait être commandité, de même pour le afterparty: Le Boucan, Baton Rouge, Three Amigos. Prochaine étape: Omar sera notre personne de contact pour évaluer cette idée.
• Commandite en fruit au déjeuner? Prochaine étape: Omar pourrait connaître une entreprise pour offrir des fruits de petit-déjeuner.

Discussion des activités et types de présentation durant WordCamp

Idées pour rendre WordCamp plus intéressant et encourager la participation le dimanche.

• Séances de réseautage
• Faire des ateliers le dimanche à la place, blocs de 2h
• Raccourcir les sessions à 20 min + Q & A
• Ajouter des présentations «éclairs»,  des entretiens de 10 min, peut-être quelques-unes par jour.
• S’organiser pour que les présentations du dimanche après-midi soient plus intéressantes
• Faire une journée de contribution. (Contributor Day)
• Annuler le dimanche matin? Commencer à midi.
• Offrir des cadeaux le dimanche?
• Faire la promo des surprises, comme les desserts du dimanche
• Les ateliers peuvent être organisés et facturés en dehors du week-end de WordCamp. Si les ateliers sont dans les jours de WordCamp, nous ne pouvons pas charger un prix en plus du billet WordCamp.
• Fare un atelier le vendredi, pour débutants et les introduire à WordCamp.
• Faire un atelier Ladies Learning Code quelques jours auparavant?
• Raccourcir les jours? Moins de conférencières/ers et des sessions plus courtes?
• Faire une session pour présenter son site, comme les sessions à Shannon.
• Plus de tables rondes – peut-être choisis et organisés par nous et la communauté.
• Alterner les sessions éclair et les sessions longues.
• Organiser des AMAs, ‘ask me anything’ – doit être des célébrités OU donner des informations sur les intervenants, pour que le sujet soit clair. Ou faire une session Q&A avec un animateur.
• Faire des présentations en deux parties sur deux jours.
• Commencer la journée du dimanche plus tard
• Plus d’ateliers interactifs le dimanche
• Déplacez l’afterparty au dimanche 17h?

Discussion de la stratégie promotionnelle

• Les écoles qui enseignent le développement et la conception web
• Contacter les médias
• Utiliser Meetup, Le Wagon sur de l’Esplanade, camps de codage (commandites?)
• Groupe Polyglots
• Meetups de design
• Yes Montreal, Girl Geeks, Montreal Tech
• Créer un événement sur Facebook
• Dawson – Madeleine Bazerghi Dawson E-Week / Semaine d’affaires
• GDG Montreal Android – Women Techmakers sur Meetup.com
• Http://www.canadalearningcode.ca/week/
• Commencer à parler de WordCamp MAINTENANT, dans les communications régulières, mentionner le prochain WordCamp tout de suite
• Modifier la page d’accueil pour le site internet 2017
• Créer l’événement Facebook
• Vidéo promotionnelle pour WordCamp
• Ajouter les détails du prochain WordCamp sur tous les objets promotionnels futurs.
• Prochaine étape Nadia nous aidera avec la promo

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March 30, 2017 – 7pm

Agenda

1. Introduction
2. Budget presentation
3. Sponsorship presentation
4. Discussion about sessions and activities at WordCamp
5. Promo strategy and outreach discussion

Introduction

Everyone present introduced themselves and shared a little about themselves and their experiences with WordPress and at WordCamps. There were 12 people, including 5 WordCamp organisers.

Budget Presentation

The ticket price will remain at $50.

• Considerations for donating food leftovers for no-shows. Action item: Omar is going to look into a non-profit open and available for pick up on the weekend.
• We have to use the Concordia caterer, so little room for food sponsorship in-kind.
• Budget permitting, we’d like to add a speaker gift.
• After party: Bar or no bar? There is a possibility of looking into the patio between Concordia buildings (Reggies Bar and Café) Action item: Richard to ask Concordia.
• Order our own Happiness Bar Banner – split the cost with Ottawa.
• Reach out to Ottawa, Halifax and Quebec for sharing costs and resources.

Sponsorship Presentation

• Intro to sponsorship levels + à la carte items like branding a room and the Wifi
• A company could offer to cover the coffee costs.
• Action items: Contact Flywheel, Hover, previous sponsors, Dawson.
• Speaker dinner could be an in-kind sponsorship, same for afterparty: Le Boucan, Baton Rouge, Three Amigos. Action item: Omar will be our contact person to explore this idea.
• Fruit sponsorship? Omar might know of a company to offer breakfast fruit.

Discussion about sessions and activities at WordCamp

Ideas to get more people on Sunday and other ways to vary the schedule.

• Networking sessions
• Do workshops on Sunday instead, 2h blocks
• Idea of shortening the talk slot to 20 min talk + Q&A
• Adding lightning talks, 10 min talks, maybe some on each day
• Try and schedule to make Sunday afternoon intentionally more interesting.
• Contributor day? One part of the weekend? Or as part of a workshop?
• Cancel Sunday morning? Start at 12.
• Giveaways?
• Promote any surprises, like the Sunday sweets bar
• Workshops can be charged entry outside of the WordCamp weekend. If workshops are within the WordCamp days, we can’t charge.
• Foundation Friday, for beginners, intro to prep them for WordCamp. Ladies Learning Code workshops.
• Code a few days before?
• Shorten the days? Fewer speakers and shorter talks?
  Show and tell period like Shannon’s session.
• More panels – maybe more crafted and curated by us and the community.
• Mix and match lightning talks and long talks.
• AMAs – needs to be celebrities OR give information about the speakers so it’s clear what to ask about. Or moderated Q&A / Conversation series style.
• Two-part talks broken up over two days.
• Starting later on Sunday
• More workshops on Sunday
• Move the afterparty to Sunday 5pm?

Promo strategy and outreach discussion

• Reach out to schools that teach web development and design
• Reach out to the media
• Use Meetup, Le Wagon on de l’Esplanade, contact coding camps (sponsorships?)
• Polyglots group
• Design meetups
• Yes Montreal, Girl Geeks, Montreal Tech
• Create a Facebook Event
• Dawson – Madeleine Dawson E-Week / Business  week
• GDG Montreal Android – Women Techmakers on Meetup.com
• http://www.canadalearningcode.ca/week/
• Start talking about WordCamp NOW, in regular communications mention the upcoming WordCamp in a small blurb
• Edit the splash page for 2017 website
• Create the Facebook event
• Promo video for WordCamp
• Add info about the upcoming WordCamp on all future meetup promotional items.
• Action item: Nadia will help us with some of this promo